TRANSCRIPTION  ~  R�GLES  ET ASTUCES

astuces

Garder en m�moire o� se trouve les boutons de contr�le d'image

Les boutons de contr�le pour manipuler l'image, soit l'agrandir et la rapetisser, ou se d�placer de gauche � droite, ou de bas en haut, se situent juste au dessus de l'image. Malheureusement, lorsque la barre de d�filement est utilis�e pour descendre vers le bas de l'image, les boutons de contr�les ne sont plus visibles. Il est donc n�cessaire de remonter vers le haut de l'image pour y acc�der de nouveau. Il est � noter que les Archives ont chang� le placement des ic�nes afin de les centrer avec l'image. Il peut �tre n�cessaire pour certains, tout d�pendant de la r�solution de leurs �crans, d'avoir � se d�placer vers la droite de l'�cran pour acc�der aux ic�nes.

 

Utiliser la touche de tabulation!

La touche de tabulation peut �tre utilis�e pour se d�placer d'un champ � l'autre. La premi�re fois que vous utilisez la touche , le curseur se place dans le premier champ de capture de donn�es, tout en d�pla�ant la fen�tre au besoin. Ceci simplifie l'acc�s au formulaire sur une page web, sans avoir � utiliser la barre de d�filement. Le tabulateur permet aussi un acc�s beaucoup plus rapide d'un champ � l'autre, sans avoir � utiliser la souris. Si vous venez d'acc�der � la page de transcription, ou si vous �tiez dans la partie sup�rieure de l'�cran, il est n�cessaire de cliquer sur la partie inf�rieure avant d'utiliser la touche .

 

Inscrire la premi�re lettre du terme recherch� dans les cases dot�es d'une barre de d�roulement

Si vous utilisez la touche de tabulation pour acc�der � un champ muni d'une barre de d�roulement, vous pouvez taper la premi�re lettre du terme choisi. Si plusieurs mots commencent par la m�me lettre, tapez cette lettre autant de fois que n�cessaire pour acc�der au terme voulu. Par exemple, si vous tapez la lettre "F", la premi�re fois appara�tra le mot "fils", une seconde fois fait appara�tre le mot "fille" et une troisi�me fois le mot "fr�re". Si vous continuez avec la m�me lettre, le cycle recommencera. G�n�ralement, utiliser la touche de tabulation et choisir la premi�re lettre du terme voulu s'av�re beaucoup plus rapide que l'usage de la souris pour se d�placer d'un champ � l'autre et acc�der aux barres de d�roulement.

 

Une loupe r�elle ou virtuelle est parfois plus rapide pour l'agrandissement d'une image

Vous pouvez occasionnellement avoir besoin de voir un mot ou un nom de plus pr�s. L'usage d'une loupe ou d'un programme virtuel de verre grossissant tel que Virtual Magnifying Glass peut parfois �tre beaucoup plus rapide que d'avoir � agrandir et rapetisser l'image � l'aide des ic�nes fournis avec l'image.

 

Entrer une valeur non num�rique dans le champ de la date de naissance

Si l'�num�rateur a inscrit "inconnu" ou "ne connait pas" dans le champ de la date de naissance, vous pouvez l'inscrire en choisissant "Other" dans la barre de d�roulement du Mois, et dans le champ de la journ�e, reproduire la note apparaissant sur le recensement. Si l'�num�rateur a inscrit le mois avec une note additionnelle, choisir "Other" et dans le champ de la journ�e, inscrire le mois et la note apparaissant au recensement.

 

Annulation d'une ligne en double

Si vous avez entr� deux fois la m�me ligne sur une page compl�t�e, choisir l'option "Edit" d'une de ces deux lignes, et inscrire "99" dans le champ "# de ligne" et soumettre � nouveau. P�riodiquement, les lignes portant les #99 sont enlev�es automatiquement du syst�me.

Si vous avez inscrit deux fois la m�me ligne sur une page non-compl�t�e, vous pouvez �diter la ligne en trop, en y inscrivant les donn�es d'une ligne qui n'a pas d�j� �t� entr�e.

Pour �diter une ligne, utilisez la page de transcription, et acc�dez le tableau des transcriptions, au bas de l'�cran. Choisir l'option "Edit", � droite de la ligne, et faire les corrections n�cessaires. Prenez note toutefois que lorsque vous avez r�clam� une page en tant que transcripteur, vous devez obligatoirement �tre inscrit pour avoir acc�s aux options 'Edit" et Note" apparaissant � l'extr�me droite de chacune des lignes d�j� sauvegard�es.

 

Notes et corrections

Corrections:

D�s qu'une ligne de transcription a �t� soumise, vous pouvez la consulter, l'�diter ou y ajouter une note. Avec la barre de d�filement de la section inf�rieure de l'�cran, descendez jusqu'au tableau des transcriptions. Vous y verrez, dans un nouveau cadre, le r�sultat de votre travail. Si vous y voyez des erreurs, cliquez sur le bouton "Edit", faites les corrections n�cessaires, et soumettez � nouveau. M�me proc�dure si vous d�sirez ajouter une note � une ligne d�j� compl�t�e.

Notes:

Deux cat�gories de notes sont disponibles, et il est important de bien les identifier et d'en comprendre le fonctionnement: ajout d'une note au nom de famille (add surname note) et ajout d'une note compl�mentaire se rattachant � une ligne sp�cifique, quel que soit le champ et le sujet (add line note). Toute note concernant une correction � un nom de famille devrait toujours �tre rattach�e � la ligne du chef de famille, car elle ne s'applique pas seulement � un individu, mais plut�t � toute une famille. C'est une �tape importante, puisqu'elle permet d'identifier correctement les individus, tout en les ajoutant � l'Index des Noms avec un lien � la famille qui y est reli�e.  La deuxi�me cat�gorie de "Note" se rattache � une ligne en particulier, et non seulement � l'individu qui y est inscrit. Donc, attention, si vous avez rattach� une "Note" � une ligne que vous corrigez par la suite en y inscrivant un nouvel individu, par exemple lorsque vous constatez que vous avez transcrit une ligne en double, ou que vous deviez corriger le num�ro de ligne d'un individu, la note restera attach�e au num�ro de ligne o� elle a �t� faite dans un premier temps. De m�me, lorsque vous avez compl�t� une page et que vous constatez que vous avez une ligne en double et la corrigez en changeant le no. de ligne par le chiffre 99, afin qu'elle soit ult�rieurement effac�e, la note ne sera pas effac�e pour autant, car elle reste reli� au no. de ligne � laquelle elle a �t� attach�e pr�c�demment. Il vous faut donc l'effacer manuellement en utilisation l'option mise � votre disposition et apparaissant sous chaque note, lesquelles sont list�es sous le tableau des transcriptions, au bas de l'�cran. Si vous constatez qu'il y a une erreur dans l'une de vos notes, vous ne pouvez pas la corriger; vous devez l'effacer et la refaire � nouveau. L'utilisation du copier/coller peut s'av�rer fort utile pour vous sauver temps et �nergie! Il est important de noter que les Notes au nom de familles ne peuvent pas �tre �dit�es et/ou effac�es. Donc, elles doivent �tre bien pens�es avant d'�tre ex�cut�es!

Note au nom de famille (Surname note):

Lorsque vous acc�dez au tableau d'inscription de "Note", le premier choix qui s'offre � vous, concerne le nom de famille des individus (surname note). C'est � cet endroit que vous allez entrer une correction ou une suggestion concernant un nom de famille inscrit sur le document original, lorsque vous constatez qu'une erreur a �t� commise par l'�num�rateur. Vous devez dans un premier temps, inscrire le nom de famille dans le champ pr�vu � cet effet (alternative surname), en rempla�ant le nom d�j� inscrit par celui que vous sugg�rez. Ensuite, si n�cessaire, ajouter dans le prochain champ, un commentaire explicatif faisant r�f�rence aux documents trouv�s supportant votre suggestion pour le nom alternatif  inscrit au champ pr�c�dent, et cliquez sur "Submit alternative surname".

Note de ligne:

Le troisi�me champ apparaissant � l'�cran de transcription des notes (add line note)

sert � inscrire toute information jug�e n�cessaire qui n'a pas de champ pr�vu � cet effet sur une ligne de transcription, et qui appara�t sur le document original du recensement, et qui pourrait s'av�rer fort utile aux chercheurs, comme une naissance hors province, ann�e d'immigration, ethnicit�, infirmit�, etc... Ex.: n�: Irlande, immigr�: 1891 - n�: Baie James - nationalit�/tribu: Cri - religion: Church of England - infirmit�: aveugle, etc...

Sert aussi � apporter des pr�cisions et/ou corrections � des informations inscrites sur une ligne de transcription, tel que le lien de parent� avec le chef de famille (ex.: m�re au lieu de belle-m�re, fille au lieu d'�pouse), statut (ex.: c�libataire au lieu de mari� et/ou veuf) ou tout autre information jug�e pertinente.

L'espace �tant limit� dans chaque champ de note, nous vous sugg�rons de planifier la formulation de vos commentaires afin de pouvoir y inscrire les informations que vous jugerez pertinentes. Si toutefois vous avez des informations importantes que vous aimeriez inclure, il peut y avoir plus d'une Note de ligne rattach�e � la m�me ligne.

 

r�gles � suivre

Valeurs r�p�t�es

Lorsque la valeur d'un champ, sur le recensement original,indique une r�p�tition de la valeur inscrite � la ligne pr�c�dente, soit par des guillemets ou des apostrophes, ou bien encore, un champ laiss� en blanc tel que le champ du no. de m�nage (household number), cette valeur doit �tre inscrite � chaque ligne dans la transcription du document, plut�t que d'utiliser des guillemets ou de laisser un champ vide. Ceci est n�cessaire pour que chaque entr�e soit compl�te par elle-m�me, afin de faciliter les recherches et le tri des donn�es.

 

Majuscules

L'utilisation des majuscules dans le recensement original, tout particuli�rement dans les noms de familles, doit �tre pr�serv�e dans la transcription. Ceux-ci ne doivent pas �tre entr�s tout en majuscule (ex.: AUBIN), � moins qu'un nom ait �t� inscrit de cette fa�on par l'�num�rateur.

 

Erreurs dans le recensement original

Lorsque les �num�rateurs ont fait des erreurs d'orthographe, ou qu'il semble y avoir erreur dans n'importe laquelle des autres valeurs, la transcription doit �tre fid�le aux donn�es inscrites sur le document original. Les conflits de date versus l'�ge d'une personne, sont particuli�rement fr�quents, et doivent �tre inscrits tels quels. Pour ce qui est des champs avec barre de d�roulement, i.e. choix de valeur pr�d�termin�e, tel que le sexe, la relation avec le chef de famille et/ou le mois, la valeur appropri�e doit �tre choisie, quels que soient l'abr�viation et/ou l'orthographe utilis�s par l'�num�rateur.

 

Entr�es illisibles

Dans certains cas, vous ne serez pas capable de d�chiffrer ce qui a �t� �crit dans un champ. Dans ces cas, le point d'interrogation "?" peut �tre utilis� pour indiquer une valeur illisible. Si une partie seulement est lisible, alors, celle-ci doit �tre transcrite telle que lue, et la partie illisible doit �tre repr�sent�e par un point d'interrogation (?). Si vous croyez pouvoir raisonnablement deviner de fa�on correcte ce qui a �t� �crit, il est pr�f�rable d'entrer une valeur compl�te plut�t que des points d'interrogation. Si * repr�sente un caract�re illisible dans le document original, alors:

Original	Transcription
**********	?
Desro*****	Desro?
D***ochers	D?ochers
***rochers	?rochers
[Quelque chose qui ressemble vaguement � Desrochers)	Desrochers(?)

~Note: Bien qu'un nom soit parfois partiellement illisible, il est possible que vous soyez en mesure de l'identifier correctement. Si vous �tes certain que le nom est Desrochers, avec preuve � l'appui, inscrire le nom sans point d'interrogation (?), et inscrivez dans une "Note" de ligne la preuve qui vous permet d'identifier, hors de tout doute, l'individu et/ou la famille. Ex.: le bapt�me d'un ou deux enfants, dont le nom et l'�ge ou la date de naissance ainsi que le pr�nom des deux parents apparaissant dans un acte, peut servir � corroborer l'identification d'un individu. Inclure une "Note" aux individus vous ayant permis d'�tablir correctement l'identification du nom de famille. Ces notes confirmeront non seulement les donn�es inscrites, mais fourniront en plus de l'information additionnelle aux chercheurs, tel que le nom de famille de la m�re. Il en va de m�me si vous d�sirez corriger une date de naissance erron�e et que vous d�sirez indiquer la bonne information.

 

Lignes ray�es

Si une ligne a �t� compl�t�e et ensuite ray�e, inscrivez l'information dans les diff�rents champs. Allez ensuite au tableau des transcriptions, au bas de l'�cran, et utilisez la ligne de commentaire de la "Note" attach�e pour indiquer que les informations de cette ligne ont �t� ray�es. S'il est indiqu� qu'un individu est d�c�d�, l'inclure dans les commentaires de la "Note".

 

Lignes en blanc

Si une ligne ne contient aucune information, choisir l'option "Blank" pour les diff�rents champs, � l'exception du no. de la ligne. Il est pr�f�rable d'inscrire que les champs sont rest�s en blanc, plut�t que d'avoir une ligne manquante. Sur la derni�re page d'un sous-district, il y a g�n�ralement quelques lignes laiss�es en blanc. Afin de remplir correctement ces lignes vides, utilisez le lien (multiple blank lines to this page) compl�tement au bas de la page. Chaque ligne vide sera identifi�e et la page compl�t�e. Toutefois, si ces lignes vides se trouvent entre des lignes contenant de l'information, il vous faudra les compl�ter manuellement, tel que mentionn� pr�c�demment.

 

Noms et pr�noms invers�s

Certains �num�rateurs ont occasionnellement entr� le pr�nom d'un individu dans le champ pr�vu pour le nom de famille. Certains sont m�me all�s jusqu'� compl�ter des pages enti�res de cette fa�on. Lorsqu'il est possible de correctement identifier, sans l'ombre d'un doute, les noms de famille et les pr�noms des individus, ils doivent �tre inscrits dans leurs champs respectifs. Lorsqu'il y a un doute, on se doit de reproduire l'information telle qu'inscrite sur le document original. Certains noms et pr�noms sont tout � fait similaires, et utilis�s tout aussi bien pour l'un que pour l'autre, tels que Denis, Gr�goire, Jean, Paul, etc... Par exemple, vous faites la transcription de pages o� l'�num�rateur, occasionnellement, renverse les noms et pr�noms. Vous appara�t un individu entr� comme Georges (nom) Gr�goire (pr�nom). Le nom de famille Gr�goire est pr�dominant dans cette r�gion, mais vous �tes incapable de prouver, hors de tout doute, que l'individu en question porte le nom de famille Gr�goire. Dans le doute, vous devez respecter l'ordre utilis� par l'�num�rateur, mais, ajouter une "Note" dans le champ pr�vu � cet effet "soumettre un nom alternatif", et y inscrire le nom Gr�goire. Le fait d'inscrire une note et d'offrir un alternatif au champ du nom, attirera l'attention des chercheurs, qui devront consulter l'image du document original et juger par eux-m�mes de la pertinence de l'information, tout en ajoutant une entr�e additionnelle � l'index des noms, rendant possible l'identification d'un individu s'il s'av�re que le pr�nom est en fait le nom de famille.

 

Num�ros de m�nage manquants, doubl�s ou corrig�s

Les num�ros de m�nage n'ont pas de valeur intrins�que, ils ont �t� assign�s au fur et � mesure de l'�num�ration. Comme l'ordre de l'�num�ration se refl�te dans chaque page et dans l'ordre num�rique des lignes, ils ont encore moins de signification. Dans le pass�, les num�ros de m�nages rev�taient beaucoup plus d'importance l� o� la transcription �taient pr�sent�e en ordre alphab�tique selon le nom du chef de famille, ce qui n'est pas le but de notre index. L'importance du num�ro de m�nage dans notre index est dans le groupement des  individus par familles, le num�ro en lui-m�me est moins important que le fait que tous les membres d'une m�me famille aient le m�me num�ro et qu'il soit pr�f�rablement unique. De ce fait, lorsque les num�ros sont clairs et lisibles, ils devraient �tre entr�s tels quels. Lorsqu'un num�ro est r�p�t�, la responsabilit� revient au chercheur de reconna�tre l'anomalie et d'en arriver � ses propres conclusions. Lorsque les num�ros ont �t� corrig�s, il est pr�f�rable de choisir ceux qui groupent correctement les familles. Souvent, la correction est beaucoup plus p�le ou moins claire que l'original, il est tout de m�me pr�f�rable d'entrer ces num�ros s'ils groupent les familles correctement.